De projectadviseurs van SWS ervaren dikwijls dat veel sportorganisaties worstelen met het boekhoudkundig afschrijven en reserveren. Moeten wij als sportvereniging wel afschrijven? Gaat dit ten koste van de winst? Wat is het verschil tussen kosten en uitgaven? Hoeveel moeten wij reserveren? Voordat het juiste antwoord op deze vragen kan worden gegeven is het goed om eerst eens stil te staan bij wat hier nu precies onder wordt verstaan.
Wat is afschrijven?
Afschrijven heeft tot gevolg dat de aanschafkosten van materiële vast activa verdeeld worden over de economische gebruiksduur. Voorbeelden van materiële vaste activa van een sportvereniging zijn een clubhuis, de kleedkamers, maar ook de banen of een kunstgrasveld waarin door de vereniging is geïnvesteerd. Wanneer een vereniging bijvoorbeeld voor € 200.000 euro investeert in tennisbanen en verwacht wordt dat de toplaag 10 jaar meegaat (de economische levensduur) is het verstandig om de waarde van de investering op de balans in 10 jaar tot nihil te brengen. Dit zorgt ervoor dat de waarde van de activa en de waarde van het eigen vermogen met elkaar in de pas blijven lopen. Ook kan op deze manier beter bepaald worden wanneer een eventuele vervangingsinvestering in beeld komt. Een vereniging komt op deze manier niet voor vervelende verrassingen te staan. In het bedrijfsleven worden afschrijvingen ook gezien als kosten die van de winst mogen worden afgetrokken. Dat leidt tot een voordeel waar het gaat om bijvoorbeeld de afdracht van vennootschapsbelasting. Voor een sportvereniging is dit aspect van minder groot belang, maar boekhoudkundig is het wel juist.
Wat is reserveren?
Reserveringen worden boekhoudkundig gemaakt voor toekomstige investeringen. Dat lukt uiteraard alleen wanneer op het moment dat er geïnvesteerd moet worden, de gelden ook daadwerkelijk beschikbaar zijn en dus op de rekening staan van de vereniging. Het is daarom van belang om jaarlijks vast te stellen of de op de balans opgenomen reservering nog wel aansluit bij de liquiditeitspositie van de vereniging. Regelmatig ziet SWS dat er wel een reservering staat opgenomen, maar dat het geld hiervoor niet aanwezig is en gebruikt wordt om tekorten te dekken of is aangewend voor een andere investering. Vooral wanneer op de ALV bij de behandeling van de cijfers jaarlijks wordt gesproken over het reserveren voor bijvoorbeeld nieuwe banen kan dit tot vragen leiden wanneer er onvoldoende is gecommuniceerd over de daadwerkelijke beschikbaarheid van de gelden. Overigens moet een reservering wel formeel een doel hebben en dient de reservering ook voor dit doel aangewend te worden. Ook dit heeft te maken met het feit dat reservering als kosten de winst kunnen drukken, hetgeen in het bedrijfsleven leidt tot een besparing van af te dragen belastingen.
Verschil tussen kosten en uitgaven
Voor zowel afschrijvingen als reserveringen geldt dat het kosten zijn en dus ten laste van het resultaat komen. In tegenstelling tot bij een uitgave die een vereniging doet, is het niet zo dat er ook daadwerkelijk sprake is van een uitgaande geldstroom.
Leden van verenigingen, die financieel wat minder onderlegd zijn, zijn geneigd enkel naar het resultaat te kijken op een algemene ledenvergadering en schrikken wanneer dit resultaat negatief is. Dit hoeft echter dus niet te betekenen dat ook het saldo op de bankrekening in het afgelopen jaar is afgenomen. Het negatieve resultaat kan bijvoorbeeld het gevolg zijn van hoge jaarlijkse afschrijvingskosten waar de vereniging mee te maken heeft.
Waarom reserveren en afschrijven?
Het op de juiste wijze toepassen van afschrijven en reserveren helpt om de werkelijke financiële situatie van de vereniging in beeld te brengen. De op de balans gepresenteerde gegevens geven daarbij niet alleen inzicht in de actuele situatie van de club, maar kan ook sturing geven bij het maken van een meerjarenplanning voor toekomstige investeringen. Het meenemen van deze gegevens in een meerjarenbegroting geeft het bestuur en leden van de vereniging inzicht in de noodzaak van het doorvoeren van bijvoorbeeld een contributieverhoging, het snijden in kosten of het werven van nieuwe sponsorleden. Dit draagt bij aan het op orde houden van de financiën van een club.