Het jaarverslag als visitekaartje van de vereniging

1. Het jaarverslag als visitekaartje voor de vereniging

Een belangrijke voorwaarde voor een sportorganisatie om goed te kunnen functioneren, betreft het op de juiste wijze invulling geven aan en het zichtbaar maken van het financiële beleid. Het bestuur van een sportorganisatie maakt vooraf een begroting en legt door middel van het opstellen van de financiële stukken verantwoording af over het gevoerde beleid. Dit is niet alleen van belang waar het gaat om de regelmatige toetsing binnen het gehele bestuur in de loop van het verenigingsjaar, maar ook voor het na afloop van het jaar te verkrijgen goedkeuring door de leden op de ALV. En bovendien is die aanpak van belang wanneer er de wens is om te investeren in de accommodatie en er hiervoor externe gelden aangetrokken moeten worden. Het goed inzicht kunnen geven in de financiële huishouding is daarvoor een absolute eerste voorwaarde.

Voor de SWS gaat het daarbij niet alleen om de financiële situatie op het moment van de borgstellingsaanvraag, maar worden ook de ontwikkelingen gedurende de looptijd van het project nauwlettend gevolgd. In de met de sportorganisatie af te sluiten overeenkomst wordt dan ook de verplichting opgenomen om jaarlijks binnen 3 maanden na afsluiten van het boekjaar te rapporteren over de financiële voortgang. Daarbij dient in ieder geval overlegd te kunnen worden een balans, een exploitatierekening en een begroting voor het komende boekjaar.

2. De balans
De balans geeft een overzicht van de bezittingen en schulden van de sportorganisatie aan het einde van het boekjaar. Aan de debetzijde van de balans zijn de bezittingen van de sportorganisatie opgenomen, aan de creditzijde staan de verplichtingen.

In een toelichting kan dan inzicht worden gegeven in bijvoorbeeld de waardeontwikkeling van de vaste activa (beginsaldo + investeringen -/- afschrijvingen = eindsaldo), de opbouw van voorzieningen en de afbouw van de langlopende leningen. In verband met de afgegeven borgstelling is het zaak om ook wijzigingen met betrekking tot het rentepercentage en (extra) aflossingen per lening weer te geven.

Het eigen vermogen kan gezien worden als de sluitpost van de balans. In de toelichting dient inzicht te worden gegeven in de mutatie van het eigen vermogen ten opzichte van het vorig boekjaar. Betreft dit enkel het gerealiseerde (positieve of negatieve) resultaat, of hebben er mutaties plaatsgevonden ten laste of ten gunste van de voorzieningen etc.

3. Exploitatierekening en begroting

4. Toelichting op de exploitatierekening en begroting
In de exploitatierekening wordt een opsomming gegeven van de verschillende soorten baten en lasten, zoveel mogelijk gegroepeerd naar de specifieke soorten. Het resultaat wordt bepaald door het verschil tussen het totaal van de baten en het totaal van de lasten. Voor het goed kunnen beoordelen van de bereikte resultaten is het voor het bestuur, de leden en de externen (zoals bank, gemeente en SWS) van belang om naast de werkelijke cijfers ook de begroting (als doelstelling) te laten zien. Ook de vergelijking met het vorige verenigingsjaar en een begroting voor het nieuwe jaar verhoogt de kwaliteit van de verslaglegging sterk.

De begroting betreft de verwachting die het bestuur heeft voor wat betreft het resultaat voor de komende periode (meestal het volgende boekjaar). Op basis van de verwachte uitgaven, waarvoor taakstellende budgetten worden vastgesteld, kan worden bepaald in hoeverre aanpassing van bijvoorbeeld de contributie of kantineprijzen nodig is om het gewenste resultaat te kunnen realiseren. Daarbij is het tevens van belang om vast te stellen of de aflossingsverplichtingen op de financieringen ook kunnen worden voldaan. In het gebruikte voorbeeld worden de afschrijvingen en aflossingen opgenomen om dit inzichtelijk te maken.

In een toelichting dient vervolgens te worden aangegeven wat de oorzaak is van de afwijking ten opzichte van de taakstellende begroting. Ook indien de begrote cijfers voor het komende boekjaar afwijken van het gerealiseerde resultaat kan worden toegelicht waar dit op wordt gebaseerd.

5. Tenslotte

De afgelopen jaren hebben wij de kwaliteit van de aangeleverde jaarstukken zien verbeteren. Met name het opnemen van de begroting als vergelijkende kolom is iets wat we in de aangeleverde rapportages steeds vaker zien terugkomen. Door aandacht te blijven besteden aan de kwaliteit van de verslaglegging proberen wij bij te dragen aan de realisatie van de doelstellingen van uw vereniging.

Een anders aspect dat daarbij aandacht verdient is de organisatie van een goede controle op de financiële gang van zaken. Vertrouwen is uitstekend, maar controle en delen van verantwoordelijkheid is nog belangrijker. In een volgende nieuwsbrief van de SWS zal hierop nader worden ingegaan.

Wanneer u vragen heeft of u zaken wilt afstemmen met betrekking tot de op te stellen jaarstukken kunt u contact opnemen met uw projectadviseur. U vindt de contactgegevens van de adviseur op onze website en op het controlerapport waarvan u jaarlijks een exemplaar krijgt toegestuurd