Wanneer sportverenigingen een lening afsluiten bij de bank, vraagt de bank om een recente UBO-verklaring en een uittreksel van de Kamer van Koophandel (KvK). SWS merkt echter vaak dat deze documenten niet altijd up-to-date zijn na bestuurswijzigingen. Daarom adviseert SWS sportclubs om deze documenten regelmatig te actualiseren.
De UBO’s (Uiteindelijk Belanghebbende Organisatie) zijn de mensen die de uiteindelijke eigenaar zijn of zeggenschap hebben over een organisatie. Bij sportverenigingen gaat dit om het bestuur van de club. Sportverenigingen zijn wettelijk verplicht hun UBO’s (oftewel de bestuursleden) in te schrijven in het UBO-register dat wordt bijgehouden door de KvK.
In de regel heeft bij een sportvereniging niemand een groter stemrecht dan 25%. Dan is er geen sprake van een UBO, maar een hogere leidinggevende. Deze personen dienen dan opgegeven te worden in het register.
Onder de Wet ter voorkoming van witwassen en financieren van terrorisme (Wwft) zijn banken verplicht te weten wie de UBO’s van een organisatie zijn. Alleen met deze informatie mag een bank een lening verstrekken aan een sportvereniging.
Banken melden regelmatig aan SWS dat de UBO’s en/of het KvK-uittreksel van sportverenigingen niet actueel zijn, vooral wanneer nieuwe bestuursleden nog niet zijn ingeschreven. Dit zorgt voor vertraging bij het afhandelen van leningen. SWS raadt sportverenigingen daarom aan om bestuursmutaties tijdig door te voeren en zo onnodige vertraging te voorkomen.