19-09-2019

Financiën op orde: wettelijke eisen jaarrekening sportclubs

Als borgsteller loopt SWS het risico aangesproken te worden door de bank wanneer de club haar verplichtingen niet nakomt. Om jaarlijks een inschatting te kunnen maken van het risico dat SWS loopt, is in een overeenkomst met de betreffende sportorganisatie vastgelegd dat de jaarstukken binnen 3 maanden na afsluiting van het boekjaar moeten worden ingestuurd. De voorwaarden die SWS stelt aan hetgeen moet worden aangeleverd sluiten aan bij wat vaak statutair en anders in de wet hier over is vastgelegd. SWS merkt in gesprekken met de verenigingen op dat niet ieder bestuur zich bewust is van haar verantwoordelijkheden in deze.

Wettelijke eisen in statuten

In de statuten van de vereniging of stichting is vastgelegd dat het bestuur te allen tijde inzicht moet kunnen geven in de financiële positie. Hier kan ook niet van worden afgeweken aangezien dit een wettelijk vereiste is (Artikel 10 BW2). En zo zijn er meer voorwaarden die meestal onder de kop ‘Rekening en verantwoording’ in de statuten zijn vastgelegd, maar die 1-op-1 over zijn genomen uit de wet. Zo zijn voor iedere vereniging of stichting o.a. de volgende eisen van toepassing:

  1. Het bestuur brengt op een algemene vergadering (ALV) binnen 6 maanden na afloop van het boekjaar een bestuursverslag uit over de gang van zaken in de vereniging en over het gevoerde beleid. Uitstel is alleen mogelijk als de ALV hiermee heeft ingestemd!
  2. De financiële verantwoording bestaat uit een balans en een staat van baten en lasten. Beiden voorzien van een toelichting.
  3. Wanneer er geen controle is door een Raad van Commissarissen of een verklaring aanwezig is van een account, moeten de stukken worden gecontroleerd door een Kascommissie. Deze moet bestaan uit minimaal 2 leden die geen bestuurslid zijn.
  4. De jaarcijfers moeten worden ondertekend door ieder bestuurslid (en commissaris).
“Vooral wanneer een vereniging het financieel moeilijk heeft is het belangrijk dat er voldoende grip is op de financiën."

In de praktijk

De termijn van 3 maanden, waar binnen de sportorganisaties bij SWS de financiële stukken moeten aanleveren, is bewust zo gekozen zegt Stefan de Wit, senior-projectadviseur van het waarborgfonds. “Vooral wanneer een vereniging het financieel moeilijk heeft is het belangrijk dat er voldoende grip is op de financiën. Het doorvoeren van maatregelen die moeten leiden tot verbetering kost in de regel tijd, vooral wanneer daarbij een beroep moet worden gedaan op de inzet van de leden. Als die pas halverwege het seizoen hierover worden geïnformeerd blijf je als vereniging achter de feiten aanlopen en wordt het moeilijk om tijdig het tij te keren.”
Kijkend naar de wettelijke eisen dan gaat het in de praktijk nog wel eens mis wat de vorm betreft waarin de jaarstukken worden aangeleverd. Een overzicht van inkomsten en uitgaven lijkt dan soms voldoende om inzicht te krijgen in de financiën, maar daarmee wordt dus niet voldaan aan de wettelijke eis.
Datzelfde geldt voor de ondertekening van de jaarstukken. Een handtekening van enkel de penningmeester is dan niet voldoende. Dat het wettelijk is vastgelegd dat ieder bestuurslid moet tekenen geeft ook direct weer dat de financiële verslaglegging de verantwoordelijkheid is van het gehele bestuur.

Deel dit bericht